Um projeto é um esforço empreendido para criar um produto ou serviço e tem como característica ser temporário e contar com ações específicas para o cumprimento de seus objetivos. Mas não basta executar as ações previstas ou cumprir o cronograma aprovado; é preciso cuidar do controle de qualidade de projetos e é sobre isso que falaremos neste post.

Essa definição de projetos é a sugerida pelo PMBoK (Project Management Body of Knowledge), o guia mais seguido internacionalmente quando o assunto é gerenciamento de projetos. Essa mesma referência conceitua que um projeto é considerado de qualidade quando é concluído em conformidade com os requisitos, especificações e adequação ao uso.

Trazendo essas premissas um pouco mais teóricas para a realidade do mercado, o que se observa é que muitos projetos são conduzidos sem que tenha sido estabelecida uma política de qualidade. O resultado disso é o descumprimento de prazos, o aumento do custo previsto, a entrega de produtos ou serviços incompletos ou com falhas e, o pior, a insatisfação do cliente.

Por tudo isso, falar de controle de qualidade de projetos é importante, porque é ele que define um processo com métodos e métricas para acompanhar o andamento das atividades para que tudo saia conforme o planejado.

O valor que o controle de qualidade agrega aos projetos

Implementar sistemas de gestão de qualidade traz um diferencial às empresas na condução de seus projetos. Com governança, é possível um aumento da padronização, mais eficiência, maior produtividade e melhores condições de atendimento às exigências do mercado.

Vamos listar, agora, alguns dos principais benefícios que poderão ser percebidos em um projeto que seja gerido por meio de políticas de controle de qualidade:

  • Redução de custos e riscos;
  • Eliminação do retrabalho;
  • Redução de desperdícios;
  • Comunicação transparente e fluida;
  • Maior eficiência, com maior lucratividade;
  • Maior satisfação do cliente.

E tudo isso só é alcançado porque as diretrizes de controle de qualidade pregam o monitoramento permanente de todas as ações do projeto, para assegurar que o realizado esteja sempre muito próximo do planejado.

No próximo tópico, vamos entender um pouco mais das bases metodológicas para estabelecer uma eficiente política de controle de qualidade de projetos.

A importância de se estabelecer uma política de controle de qualidade de projetos

Gerenciar a qualidade de qualquer iniciativa pressupõe que as entregas irão satisfazer as necessidades do cliente e os requisitos do produto ou serviço.

Para estabelecer uma dinâmica de controle de qualidade, alguns processos precisam ser estruturados, e vamos falar desse passo a passo a partir de agora.

Planejamento de Qualidade

Essa etapa identifica os padrões desejados para que o projeto possa ser considerado como satisfatório. Então são definidas as características esperadas do produto e as métricas que serão utilizadas para medir o cumprimento dessa expectativa.

E como todo planejamento se materializa em um plano, são definidos, nesse momento, aspectos como: normas a serem seguidas, legislações e regulamentos voltados para o assunto que deve ser observado, responsáveis por cada atividade e listas de verificação ou check-lists para acompanhar a evolução das fases do projeto.

Definição de metas

Para exemplificar esse passo, tomemos como exemplo a realização de uma obra para otimização de um espaço empresarial. A primeira necessidade em relação à satisfação do cliente é saber o que ele espera da construção e reforma que serão realizadas.

Daí, presume-se pensar que as metas do plano de qualidade serão os requisitos que o cliente apontar como sendo o que ele espera receber ao final do trabalho. Mas isso está mais para escopo da entrega do que para metas, já que essas se referem mais a algo que qualifica a entrega – ou seja, metas são atributos que aproximarão o projeto do ideal almejado pelo cliente.

Então, no caso da obra para revitalizar o espaço físico de uma empresa, as metas são itens tangíveis, como: adequar o espaço de circulação para que se torne acessível a portadores de necessidades especiais; posicionar as saídas de ar-condicionado de forma que a temperatura ambiente nunca seja superior a 26º; dotar todos os andares de espaços de convivência e de qualidade de vida no trabalho.

Ficou clara a diferença entre o objetivo do projeto e as metas de qualidade? O objetivo é algo que atenderá às necessidades do cliente. Já as metas serão responsáveis por mensurar se esse objetivo foi alcançado, por meio de indicadores que responderão se elas foram alcançadas ou não.

Planejamento de qualidade

Em um projeto, não basta estabelecer metas de qualidade se não houver uma metodologia para garantir que elas sejam perseguidas e atingidas. E esse método precisa ter, em sua essência, a imparcialidade. Ou seja, o responsável pelo projeto está tão envolvido com as entregas que acaba deixando de ser legítimo para atestar se a qualidade desejada está sendo alcançada.

Então, para maior credibilidade desse processo de garantir a qualidade, deve-se envolver áreas externas para que a visão de quem não está diretamente inserido no contexto possa agregar com alertas de desvios e até recomendações para melhorias.

Esse trabalho deve ser embasado em mais um plano, dessa vez o plano de qualidade, e deve registrar quais serão as atividades de controle de qualidade a serem realizadas, quais serão os responsáveis por elas e a periodicidade dessas intervenções.

É importante documentar tudo o que for observado durante essas revisões, como forma de demonstrar profissionalismo com o projeto que está sendo conduzido e também para permitir que lições aprendidas sejam o início de melhoria de ações desse projeto ou de projetos futuros.

Controle de qualidade

Essa etapa difere da de garantia de qualidade porque antes se contava com apoio externo e, agora, no controle, a responsabilidade recai sobre a própria equipe envolvida no projeto.

Assim, devem ser previstas revisões ao final de cada etapa do programa, incluindo checagem de documentação e a atuação da equipe em conformidade com o que foi previsto em suas atribuições.

Para trazer esse controle de qualidade para o universo da construção civil, um exemplo seria a checagem ao final de cada etapa da obra. Por exemplo, uma verificação ao final do assentamento do piso ou da instalação da rede elétrica.

O ideal é que haja um cronograma para essas verificações à medida que a obra for evoluindo, pois é difícil falar em qualidade quando algo já está concluído. Se houver algo que não esteja conforme o desejado, será tarde demais para corrigir os rumos das ações empreendidas.

Processo de gerenciamento da qualidade

De nada adianta ter um, dois, três planos e não haver a definição de um processo que insira esses planos em um fluxo para que eles passem a fazer parte da realidade do trabalho.

Então um processo é capaz de definir como as ações do projeto serão verificadas em relação às metas estipuladas, com que frequência o gestor do projeto será comunicado sobre as informações levantadas e quais providências serão tomadas caso seja percebido que algo está se desviando do caminho traçado.

Qualidade é atender à necessidade do cliente

Para concluir este post, vamos retomar as premissas que compõem uma política de controle de qualidade de projetos, de uma forma bastante resumida.

O planejamento do gerenciamento da qualidade identifica padrões que caracterizarão o projeto como pleno em termos de qualidade. A intenção é demonstrar, por meio de documentação, que o projeto está em conformidade com o esperado.

A garantia da qualidade é uma espécie de auditoria da qualidade, inclusive externa – para ser imparcial – para atestar que os padrões desejados de qualidade estão sendo alcançados.

O controle da qualidade é o monitoramento que registra os resultados das ações do projeto e permite avaliar o desempenho alcançado e recomendar mudanças quando algo não estiver conforme.

Todos esses processos têm o objetivo comum de dotar o projeto de qualidade, ou seja, assegurar que ele satisfaça às necessidades do cliente e que ofereça um valor que possa, efetivamente, ser percebido por esse cliente.

No caso do exemplo dado, de obra para otimização de um espaço empresarial, uma política de controle de qualidade de projetos é um importante passo a ser dado para que uma boa gestão de obras seja possível. Especialmente em projetos de médio e longo prazo, definir formas de mensurar de ponta a ponta a execução das atividades previstas é essencial para que os recursos empregados tenham o máximo de aproveitamento.

Acredita no valor da qualidade quando o assunto é gerenciar um projeto? Então ajude-nos a disseminar essa filosofia, compartilhando este post nas redes sociais!